中级商业专业讲义：商品流通企业管理信息系统

9.2　商品流通企业管理信息系统

一、企业管理信息系统的基本概念

(一)系统和系统思想

1.系统：系统是由若干个具有独立功能的单元组成的，这些单元之间相互联系、相互制约，共同完成系统的总目标。

2.系统思想：所谓系统思想，就是从系统的整体出发去研究系统中各单元及单元之间关系的思想，是研究系统、开发建设系统的基本指导思想。

(二)系统的主要特点

(1)功能性。每个系统都是要完成一种特定的功能，因为系统是由各个子单元组成，因此，这一功能又是由子系统分解完成，最终由系统共同完成。(2)整体性。系统是一个有机的整体，各个单元的功能通过互相协调，使系统整体功能最优化。另外，系统的整体性也体现在，任何一个系统都具有一定的系统边界，只有在系统边界范围内才能讨论系统功能。(3)层次性。每个系统都是由若干个独立单元组成的，这些独立单元被称为子系统，各个子系统又可以被划分为若干个下属子系统，如此不断地由上至下逐层分解系统，使每个子系统的分目标服从于系统整体目标。子系统之间的联系称作“接口”。(4)相对稳定性。系统一旦形成，那么它就会保持稳定的状态，按照一定的生命周期在运动，但是这种稳定性是发展运动中的稳定性，是相对的。

(三)企业管理信息系统的概念

管理信息系统(management information system，MIS)，是一个由人和计算机等组成的能进行信息收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。这一系统的核心是由计算机的软件开发者与应用该系统的用户共同开发的管理信息系统的应用软件系统。

商品流通企业管理信息系统是指专门为商品流通企业管理商业信息而开发的一种管理信息系统，它是商品流通企业在经营过程中采用计算机、收款机、条形码、网络等技术手段对商业信息进行收集、传递、存储、加工维护和使用的系统。它的核心是具有商业信息管理功能的应用软件系统。

(四)企业管理信息系统的结构

企业管理信息系统的结构与一般管理信息系统的结构一样。在企业信息管理信息系统中，商品流通企业的员工是商业信息管理的主体;计算机更硬件设备是进行商业信息管理的物质基础;企业管理信息系统的应用软件系统专为管理商业信息而开发的应用程序;操作系统是硬件和应用软件系统之间的接口;用户通过企业管理信息系统应用软件系统中的应用程序调用数据管理系统，并由数据库管理系统和应用程序对用户数据库中的数据进行处理。如图所示：

(五)企业管理信息系统的基本特征

(1)人机系统。计算机是信息处理的工具，这是商品流通企业现代化信息管理的客观要求，但需要人的参与和控制。在商品流通企业管理信息系统中，商品流通企业的员工是此系统的主导者，只有做到人机协调才能发挥此系统的效能。

(2)综合系统。商品流通企业管理信息系统具有多学科的特点，不仅涉及计算机领域，还包括系统科学、信息科学等多种学科。

(3)动态系统。商品流通企业管理信息系统从开发到应用，不是一劳永逸的，而是始终处于动态之中，必须不断的根据内外部环境的变化，动态的进行调整。

(六)企业管理信息系统的基本组成

(1)人。包括顾客、员工、系统设计人员、各个层次的管理者和决策者等等。应该强调的是，该系统的开发和应用主体都是商品流通企业，而具体的使用者是员工。因此，员工的素质是系统能否发挥正常功能的决定因素。

(2)硬件系统。包括计算机、收款机、条形码读取设备、网络通讯设备、办公自动化设备等硬件设备。主要是进行信息的输入、存储、计算加工、通讯传输、输出。

(3)软件系统。管理信息系统的应用软件系统是核心。

(七)企业管理信息系统的信息管理结构

参见下图。我们可以看到该图利用两维结构：纵向结构(管理层次所对应的信息层次)和横向结构(职能分化)将信息管理分为3层：基层管理、中层管理和高层管理。其中，基层管理负责管理操作层产生的信息，具有执行、控制职能。中层管理负责管理管理层产生的信息，具有计划、控制、管理职能。高层管理负责管理决策层信息，负责制定企业的发展战略。

二、企业管理信息系统的功能

(一)数据处理功能

1.数据收集2.数据准备3.数据输入4.数据处理5.数据输出

(二)管理功能

辅助管理人员做好管理工作的功能。主要包括：

1.统计功能。生成各种报表，比如年销售额、年增长率等等。

2.计划功能。通过设定一定的约束条件，系统会根据已有信息给企业提供工作计划。在计划执行过程中遵守三点工作原则：一是严格执行计划;二是计划修改要慎重;三是修改计划信息要回馈于系统。

3.控制功能。根据计划、数据，对具体执行情况进行监督、检查和校正等，比较执行与计划的差异，分析差异及产生差异的原因，帮助管理人员及时加以控制，并将控制信息回馈于系统。

4.验证与预测功能。根据已知数据和条件，应用现代数学方法，进行预测。

(三)辅助决策功能

辅助决策功能也属于管理功能的范围，但是由于在商品流通企业管理信息系统中，辅助决策功能主要是由“辅助决策子系统”完成的，所以功能相对比较独立。

三、企业管理信息系统的子系统

(一)销售点实时管理系统(POS)

POS，Point of Sales，POS系统即销售时点信息系统，是结合销售终端POS机或收款机进行管理的子系统，需要将各种销售柜台的收款机与计算机用网络通信技术进行连接。

该子系统负责对以销售环节为中心的商品流通过程进行实时监控将每一笔业务进行全信息记录。

(二)电子数据交换系统(EDI)

电子数据交换系统(Electronic Data Interchange，简称EDI)是商品流通企业在经营活动中与其贸易伙伴或社会配套服务者，通过网络等通信手段，将数据、报表等按照协议在计算机之间自动进行固定格式的数据交换。其优势在于数据交换快速、准确;交换的数据格式统一;减少人为错误;节省大量报表用纸，降低成本。

(三)电子订货系统(EOS)

电子订货系统( Electronic ordering system, 缩写 EOS )，是指通过对企业库存、顾客需求调查、市场分析、企业内的销售统计等多种因素进行分析后，制定订货策略和具体订货计划，并通过网络通信等技术手段直接向制造商、供应商进行电子订货。优势在于：一是扩大采购资源;二是降低采购成本;三是与相关的贸易伙伴保持良好的信息沟通;四是控制合理库存;五是把握最佳进货时机。

(四)网络加值系统(VAN)

网络加值系统，Value Network，VAN，简单理解就是将批发商、零售商、制造商相关的商业信息，通过计算机网络互相交换、共享的信息管理系统。它的优势在于把相关参与者(除了批发商、零售商、制造商，还有销售对象、金融机构、物流商等)的信息加以收集、存储、加工，使之成为统一的信息资源，利用网络系统，供参与者进行信息交流。

(五)决策支持系统(DSS)

DSS，Decision Support System，顾名思义，就是为企业决策提供支撑的计算机系统。以管理科学、计算机科学、经济数学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术和信息技术为手段，为决策者提供决策所需要的数据、方法、信息和背景资料，帮助决策者明确目标，建立和修改模型，提供备选方案。但是，要注意最终决策还是要决策者制定，决策支持系统只是起到辅助作用。商品流通企业的决策支持系统是指在商品流通企业管理信息系统的基础上，配合以历史资料数据库(也称数据库)、经济数学模型(也成模型库)、专家知识库(也称方法库)等系统储备，由企业管理决策者综合各种信息资源，在决策支持系统的帮助下，制定企业决策的系统。

(六)其他子系统

商品流通企业的管理信息系统还包括财务管理系统、成本核算系统、行政管理系统、合同管理系统、公共信息发布系统等子系统。

四、数据库系统

数据库系统(Database System，简称DBS)，是指在计算机系统中引人数据库后的系统。数据库系统由数据库、数据库管理系统、应用软件系统、数据库管理员和用户构成。

(一)数据库

数据库(Database，简称DB)，简单地讲，数据库是集中存储数据的地方。

1.数据模型.

数据模型是描述数据的一组概念和定义。在数据库中用数据模型来抽象地表示和处理现实世界中的信息。简单地讲，数据模型就是用数据反映现实世界中信息的模型。数据模型包括以下两方面特性：(1)数据的静态特性。包括数据结构、数据关系和数据约束。(2)数据的动态特性。主要包括数据的操作和操作规则。

总之，设计数据模型应该满足：(1)真实性。即数据的模型要尽可能真的反映现实世界。(2)简单性。即数据模型尽可能简单，以便于他人理解。(3)便于计算机实现。

2.数据库的类型

根据数据模型设计的数据库有层次模型数据库、关系模型数据库、网状模型数据库和面向对象模型数据库。其中面向对象模型数据库是新出现的一种数据库技术，还有待完善。层次模型数据库和网状模型数据库统称为非关系模型数据库。目前;应用最多的数据库是关系模型数据库，这类对关系数据模型开发的数据库管理系统产品占据了市场和应用的主导地位，如MicroSoft Access、SQL Server、Sysbase、Oracle等。

3.数据的组织

要了解数据在数据库中的组织方式就必须了解以下基本概念。

(1)实体。实体就是在现实世界中客观存在并可以相互区别的事物。如某件商品、某个人、某个单位，等等，这些都是实体。在关系数据库中一个实体被称为一条记录。

(2)属性。属性就是实体所具有的特征。一个实体可以有多种属性来描述。在关系数据库中某个实体集的一种属性被称为一个字段，而某个实体的某个属性就被称为字段值。

(3)关系。在关系数据库中，一种实体的集合被称之为一个关系，用一个二维表示(存储)。在这个集合中，实体具有相同的属性，在表中，一行代表一个实体的记录，一列代表实体的某种属性，由数据库管理系统中的命令和语言对表进行操作。

(4)关联。在现实世界中实体之间存在着某种关系，这些关系可以分为三类：①一对一关系(1：1)。例如，每一个商店只能有一名经理，而一个经理只能在一个商店里任职，则商店和经理之间是一对一关系。②一对多关系(1：N)。例如，每一个商店有多名职工，而一名职工只能在一个商店里任职，则商店和职工之间是一对多关系。③多对多关系(N：M)。

4.数据的完整性约束

为了保证数据存储和处理的正确，在关系数据库中有三种完整性约束。

(1)实体完整性。实体完整性包括：①每个关系应该有一个主键;②每个实体的主键值应是唯一的;③主键值不能为空;④主键可以由一个或多个属性组成。

(2)参照完整性。参照完整性是指两个关系之间存在着属性引用时，要定义主键与外键的引用规则。

(3)用户定义完整性。用户定义完整性是指针对某一具体关系数据库的约束条件，由用户定义。它反映了在数据库应用时所涉及的数据必须满足一定的函数关系。

(二)数据库管理系统

数据库管理系统(Database Management System。，简称DBMS，，)数据库管理系统是数据库系统的一个重要组成部分。它是一套专门用于管理数据的系统软件，它所管理的数据存储于数据库中。它一般由专业软件公司开发，供社会使用，版权归所开发的公司多有。

1.数据库管理系统的类型。数据库管理系统要在某一操作系统的界面上运行，所以数据库管理系统根据操作系统和管理数据范围的不同又分为桌面数据库管理系统和网络数据库管理系统等。

2.数据库管理系统的功能。主要功能包括以下几方面：(1)数据定义功能。(2)数据处理功能。(3)数据安全管理。(4)数据控制功能。主要包括数据的安全保护、数据的完整性检查、并发控制和数据恢复。(5)数据维护功能。主要包括检查事务日志、创建和执行数据库维护疾患、数据导入和导出管理。(6)建立数据仓库和数据挖掘功能。