中级商业专业讲义：商品流通企业信息管理概述

第九章　商品流通企业信息管理

9.1　商品流通企业信息管理概述

一、商业信息的概念

(一)信息与数据

1.信息与数据的定义。信息(Information)和数据(Data)是信息系统的处理对象。

(1)信息。从广义上讲，信息就是人们对客观事物及其变化规律的认识。这些认识被某种载体记录，进而加工、利用和传播。在信息系统中，信息的定义：加工处理后的数据。它对接受者的行为产生影响，对接受者的决策具有价值。这是从信息系统的角度对信息的狭义定义。从信息广义和狭义的定义中，我们可以归纳出三个方面的含义：a.信息具有知识特征;b.信息具有数据特征;c.信息具有价值特征。

(2)数据。数据是记录信息的载体。数据常见的表现形式是语言、文字、数值、文件、图表、图片、视频等。在信息管理中，由于数据库技术的广泛使用，因此，信息常以数据库中数据表的形式记录。

2.信息与数据的关系：(1)数据是信息的载体。(2)加工后的数据代表更高一级的信息。数据可以被加工，加工后的数据代表了更高一级的信息。

(二)商业信息与商业数据

1.商业信息和商业数据的定义：商业信息是人们对与商业活动相关的事物及其变化规律的认识。商业数据是记录商业信息的载体。商业数据可以以文字、数值、票据、凭证、文件、图标、多媒体等多种方式对商业信息进行记录。2.商业信息与商业数据的关系：商业信息是事物的本质，商业数据是管理商业信息的媒介。商业信息与商业数据在整个商业活动当中相互依存，相互转化。

二、商业信息的特征

(一)信息与数据的一般属性

1.信息属性：(1)正确性：真伪是信息的首要属性，假信息有时候会带来无法估量的危害，对商品商品流通企业来说，假信息会带来负效益。(2)针对性：是指有些信息对有些人是有价值的，对另外一些人则没有价值。(3)时效性：信息在有些时间段是有效的，过时无效。(4)等级性：从信息的产生到应用都存在着等级。在同一系统内部，不同级别产生的信息等级是不一样的，不同级别应用的信息等级也是不一样的。(5)反馈性：信息具有反馈性，利用信息对受控对象施加影响之后，肯定会产生一个结果，就是作用怎么样，这个结果返回到输入端，可以再次影响受控对象。(6)共享性：信息在一定条件和一定范围内是可以交流、共享的，这和信息的针对性并不矛盾。(7)安全性：有些信息是开放的，有些信息需要在一定的范围内保密。

2.数据的属性：(1)适用性：是指选择合适的记录方式和记录介质。在最初记录原始数据时，就应确定被记录数据的记录方式，以便进一步的加工处理。(2)数据格式，不同的数据类型具有不同的数据格式，在记录时要进行区别。(3)安全性，安全性分两个方面：一是数据自身的安全性，对数据记录、存储的方式和介质要有必要的技术保证，必要时使用多级备份，以防数据被意外破坏;二是传播的安全性，在记录、保存数据时，该保密的一定要保密。(4)记录的频度和精度，记录的频度和精度与数据加工处理的实际需要相关，也与收集数据记录的仪器设备能力有关，因为频度和精度越高，肯定所耗费的成本越高，因此，我们在确定记录的频度和精度的时候，权衡一下两者，经济适用即可。

(二)商业信息与商业数据的特征

1.商业信息的特征：商业信息首先具备信息的一般属性，(正确性、针对性、时效性、等级性、反馈性、共享性和安全性)，同时，它也具备其独有的特点：(1)社会性：每一位社会成员都是商业信息的产生者和接受者。注意，在记录和传播商业信息时，应该考虑到接收者对信息的认知程度。(2)连续性：指商业信息的产生环环相扣，从最低层次到决策信息产生，再到反馈，反馈信息又作用于企业，这样循环往复，是连续的。(3)综合性：由于商业流通企业的经营活动性质决定了商业信息的内涵，综合了需、产、供、销以及外部环境等多个方面，越是高层信息，涉及的面越广，其综合性越强。(4)系统性：商业信息的产生、加工、应用直到决策都有其内在的规律和目的，并在相对独立的体系内运动，形成了商业信息的生存、运动系统。

2.商业数据的特征：同样，商业数据的特征也具备数据的一般特征(适用性、数据格式、安全性、记录的频度和精度)，也具备其独有的特点：(1)准确性：商业数据必须准确，不然的话，会给企业经营带来巨大的损失。(2)及时性：时效性强。(3)多样性：这里是说商业信息的来源、产生方式、加工手段、计量单位不同，使得商业信息的表现形式多种多样。

三、商业信息的分类

(一)来源不同的商业信息

按商业信息的来源不同，可分为外部信息和内部信息。1.外部信息：包括政策、法律法规、外部环境、科技发展、金融市场、证券市场、市场调查等企业外部信息。2.内部信息：包括顾客需求、进销存、财务、员工管理、合作伙伴、经营决策等企业内部信息。

(二)管理层次不同的商业信息

1.操作层信息：也称作业层信息，商品流通企业的基层产生的信息。2.管理层信息：也称控制层信息。企业中各职能部门对下层信息进行采集，采集后的信息成为管理层数据，管理层数据在企业管理中应发挥积极的管理作用。3.决策层信息：是指对操作层信息、管理层信息及其他相关信息所产生的综合信息进行采集，采集后的信息成为决策层数据，企业决策层根据决策层数据，制定企业发展战略的决策层信息。决策层信息的主要流向是受控体，即企业本身，包括了作业层、管理层和决策层。这一层信息对受控体的作用巨大，应慎重产生。

(三)业务功能不同的商业信息

1.顾客需求信息2.销售信息3.储运信息：是商品在存储、运输过程中产生的相应的信息。4.采购信息：是以采购过程为主的信息。5.财务税务信息6.合同信息：是指各类业务合同信息。7.结算信息：是指商品流通企业与银行之间的账目结算信息。8.行政管理信息：是指企业内部除业务信息外的综合管理信息。

(四)管理范围不同的商业信息

1.业务信息：主要指日常业务信息，包括采购、销售、储运、盘点信息等。2.员工管理信息：两类：一类是商品流通企业制定的岗位职责信息;另一类是员工的业绩、考核信息。3.企业效益信息：包括经营成本和营业收入等。其中，经营成本包括进货成本、人工成本、储运成本、销售成本、水电、场地租金、设备折旧等。4.行政办公信息：是指企业的行政管理机构为管理、协调、运作企业而产生的相关信息。一般以公文的形式表现，作用较大。5.企业决策信息：是指与企业决策相关的信息。

四、商品流通企业的信息管理

商品流通企业信息管理的主体是商品流通企业，参与信息管理的工作人员在明确管理目的的前提下掌握信息管理的内容，根据企业自身情况，采用适合的管理方式和技术手段。

(一)信息管理的目的

商品流通企业信息管理的目的就是提高企业效益和竞争力，促进企业发展，具体又表现在以下几个方面：1.加强日常管理2.提高管理效率和管理水平3.协调各部门之间的协作关系4.加速资金周转5.提高人员素质6.支持正确决策。

(二)信息管理的内容

商品流通企业信息管理的内容与一般信息管理的内容基本上是一致的，但在具体操作中又有其行业特点，具体表现在：

1.收集记录：要求做到及时准确，对不同的信息来源以不同的方式进行收集记录。

2.计算加工：由于不同的部门、不同的输出对象的要求不同，因此对数据的计算加工方式要求也不同。

3.存储：对不同的需求，要以不同的格式和不同的存储介质进行存储，并制定存储原则。

4.交流：企业内部的、企业外部的等等。

5.输出：将信息输出给特定的对象，如顾客、企业管理者等等。

(三)信息管理的方式

商品流通企业信息管理的方式一般分为人工管理和计算机管理两种。

1.人工管理方式，适合规模微小型的个体商品流通企业。

2.计算机管理方式，现在已经成为一种主流的方式。根据企业应用计算机技术的程度的不同，可以分为：

(1)简单记账式的管理。能够利用计算机对日常的经营活动进行简单的记录、计算，并且产生相应的财务报表。一般适用于独立经营的小型商品流通企业。

(2)经营规范式的管理。有一套具有基本功能的管理信息系统。除了日常经营管理之外，还能对企业的各个职能部门进行协调和规范管理。一般适用于中型或连锁经营的商品流通企业。

(3)决策经营式的管理。有一套功能较为完善的管理信息系统。除具有经营管理功能之外，还具备开放型的信息接收能力、数学建模能力、经济预测分析能力、决策专家支持系统等。适用于大型商品流通企业，此类企业一般设有常设信息管理机构。

(四)信息管理的技术

1.硬件系统：包括计算机硬件、网络设备、通讯设备等，这些设备的技术之间又相互关联，如GPS，需要上述所有设备系统。硬件的功能主要包括信息识别，数据采集、存储、加工、输出。

2.软件系统：包括操作系统、数据库管理系统、商品流通企业管理信息系统、语言编译系统、数据文件、办公软件、各种工具软件等。

(1)操作系统。是管理和控制计算机中所有硬件和软件资源的一组程序。目前常见的主要是微软，如Window操作系统、Unix操作系统等。

(2 数据库管理系统。常见的如微软的Access, Excel, SQL Sever等数据库系统。

(3)语言编译系统。目前常见的语言编译系统有Visual C、Delphi、JAVA等。

(4)数据文件。

(5)办公软件。

(6)各种工具软件。

3.网络技术。一般商品流通企业都会建设自己的局域网，并接入互联网。

4.选择硬件系统的原则：(1)硬件系统要满足软件系统安装的指标要求。(2)选购硬件设备时注意性价比。(3)所有硬件的指标要协调。(4)硬件设备的更新要慎重。注意局部硬件更新后，与总体的协调与兼容问题，不要造成冲突。

5.选择软件系统的原则：(1)根据商品流通企业管理信息系统的整体需要来组成软件系统。软件之间不能冲突。(2)根据企业信息管理的特点选择各种软件。(3)安装软件时要经过严格测试。保证软件与硬件资源不冲突、软件与其他软件不冲突。

6.选择技术方案的原则：所谓选择技术方案就是要以商品流通企业管理信息系统的应用为核心，将各种硬件资源、软件资源与商品流通企业的业务实际情况相结合，选择最佳的资源配置方案。制定技术方案的原则有：(1)结合信息处理的特点。信息处理的特点决定了选用的软件。(2)根据数据流量。数据流量在很大程度上决定了硬件性能指标。(3)根据企业网点的地理分布情况。企业网点的地理分布确定了网络拓扑结构，配置服务器、终端和其他硬件。(4)技术方案的整体最佳性。在以上原则的基础上，最终制定企业信息管理的技术方案，尽量做到既满足了信息管理的要求，又降低了信息管理成本。

五、网络环境下商品流通企业的信息管理

(一)以网络经营为主的信息管理

以网络经营为主的商品流通企业以互联网为依托，从商品采购、商品销售、结算等信息处理都是在互联网上进行的;其内部信息管理在企业网内进行，其信息管理主要涉及以下几方面：1.销售信息管理;2.合同信息管理;3.结算信息管理;4.论坛;5.内部信息管理。

(二)企业内部建立局域网的信息管理

这类企业建有一个或多个局域网，利用局域网进行企业内部的信息交流和处理。利用局域网平台将信息快速传达到企业的各个位置，这样做的好处在于：一是降低了信息管理的成本;二是提高了信息管理的效率;三是规范了信息管理行为。在局域网内的信息处理中，应建立企业数据库，为企业积累信息资源。

(三)企业利用互联网的信息管理

这类企业主要利用互联网的信息资源为企业服务，同时利用互联网对企业进行宣传。利用互联网的信息资源为企业服务时应注意信息的分类存储和信息真伪的辨别;利用互联网对企业进行宣传时应注意宣传的方式和策略，如网页制作效果、网页更新的频率、宣传内容的选定等。

(四)综合各种网络资源进行的信息管理

现在很多商品流通企业不断扩大网络信息资源的利用，往往是综合利用了以上三种网络资源的信息管理方式，这样为企业带来了更大的信息管理效应，比单纯利用一种网络信息管理的方式所带来的效果更好，这也正是为什么网络信息资源被广泛地应用于商品流通企业的真正原因。