修辞是运用语言的技巧。它极尽一切手段和方法来调遣语言，以提高表达效果。公文是一种特殊语体的文章，是运用语言的一种形式。因此，公文也毫无疑义地讲究修辞。那种认为只有文学创作才讲究修辞而公文写作与修辞关系不大的看法是非常错误的。因为，离开对调动语言的各种手段的充分讲究，是根本写不出高质量的公文的。只不过公文写作讲求实用明确和简洁，对修辞有更严格特殊的要求而已。
　　公文修辞的基本原则
　　陈望道《修辞学发凡》中指出：“修辞以适应题旨情境为第一义。”所谓题旨，是指思想内容。所谓情境，是指语体、对象、时间、地点等语言表达环境。就是说，修辞的运用一方面必须十分恰当地表达内容，一方面必须有助于表达效果的提高。一切修辞手段的形成都适应题旨情境的结果，一切修辞手法的运用也必须受到题旨情境的支配和制约。这是修辞总的原则。因此，修辞方法本身无优劣之分，关键在于它的运用是否遵循了“适应题旨情境”这一总的原则。
　　公文写作也是一种写作。因此，修辞运用的这一总原则也适合公文写作。同时，公文写作又是一种独特语体的写作，修辞手段的运用必然受到公文性质、作用和语体风格的限制。因此，公文修辞所要遵循的原则就是适应公文的题旨和情境。适应公文的题旨，就是必须恰当地表达公文的思想内容。适应公文的情境，就是必须提高公文的表达效果，即实际效用。因此，公文修辞原则可以简单地归结为：适应公文内容的表达，有助于实际效用的发挥。
　　公文修辞的主要特点
　　我们知道，公文是管理政务的工具，是各级各类机关普遍使用的工作手段。公文的内容带有政治性、指导性和制约力。公文的表达效果就是有利于对内容的贯彻执行，即实用。公文的语体表现为明确、简洁、通俗、规范和庄重的风格。由此，决定了公文的修辞要求准确鲜明，反对含糊暖昧；要求精炼简要，反对繁冗堆砌；要求明白朴实，反对晦涩造作；要求庄重严谨，反对轻浮浪漫。具体表现为以下特点：
　　(一)广泛地适用消极修辞手段
　　修辞有两大基本手段，即积极修辞和消极修辞。积极修辞就是固定的修辞格式，简称辞格。如比喻、比拟、借代、夸张、对偶、对比、衬托、排比、层递、反复、设问、反问、双关、拈连、仿词、顶真、回环以及反语等。积极的修辞运用各种语言表现手法，积极地随应题旨和情境，使语言的表达呈现出形象性、鲜明性、生动性。给人以情感的震动和心灵的体验。积极修辞的各种辞格手段，大量运用于文学艺术性语体中，是大家较为熟悉的修辞手段。
　　与积极修辞相对应的消极修辞，是从更深、更广的层次运用语言的一种修辞方法。它把整篇文章的撰写过程作为消极修辞的贯穿过程，包括选择贴切的词语即炼字，采用恰当的式即炼句，安排最合理的结构即布局，直至标点符号的调整等等，所有这些，都毫不例外地作为消极修辞手段的实际运用。它们所共同遵循的是具体实用、完整准确、简洁易懂的题旨情境的顺应。因此，消极修辞当是公文修辞的主要面貌。
　　消极修辞在公文中的运用，主要表现在以下几个方面：
　　1．精炼文字，节简篇幅。公文最基本的要求是意思表达清楚。因此，惜墨如金，竭力将可有可无的字、句、段删去，不采用文学作品的描写、抒情等手法，不乱用形容词一类的修饰语，不故弄玄虚哗众取宠，不出现形式主义的空话、套话，以求庄重朴实、简明扼要，直截了当。
　　2．准确使用词语。下功夫选择最贴切最能表达本意的词。对同义词要反复推敲，辨别词义的微妙差别，以达到再无更合适的词来取代的程度。
　　3．选择正确、恰当的句式。句子组成要合文法，避免出现“他告诉他，他和他与他的关系非常好”这样令人费解的句子。尽量使用短句、单句和常用的句式。
　　4．安排合理的结构。内容的表达、大观点、段落和层次之间的发展要层层递进，有逻辑性，开头与结尾遥相呼应，过渡和转折要自然紧凑等。
　　5．正确使用标点符号。充分发挥标点符号的修辞功能，以辅助语句更加准确、圆满地表达意思。
　　(二)有限制地使用积极修辞手段
　　由于积极修辞更注重形象、具体和心灵感应，具有较强的感情色彩和含蓄婉转表意特色，因此，公文对积极修辞的运用有严格的选择和适当的限制。这是公文题旨情境的庄重性、实用性所决定。虽然积极修辞更适用于文学作品的创作，在公文中的使用受到限制，但积极修辞对公文写作仍是必不可少的修辞手段，只要遵循了“适应题旨情境”的原则，将能产生非常好的效果。这方面的事例是不少的。例如：
　　“马列主义毛泽东思想如不同实际情况相结合，就没有生命力了。我们领导干部的责任，就是要把中央的指示、上级的指示同本单位的实际情况结合起来，分析问题，解决问题，不当‘收发室’，简单地照抄照转”。
　　这是邓小平同志在全军政治工作上的讲话中的一段话，这足一个省略前提的充分条件假言推理，为了使结论具有说服力，用了“不能当‘收发室’这个比喻是一种暗喻的辞格运用。使用这一比喻，不仅使结论生动、形象，并得到了强调，而且其含义也更易于理解和接受。人们会通过“收发室”作用的联想而明确理论与实际相脱离的情形。“收发室”一词用得好，好就好在既适应了题旨，又切合了情境。就是说，既适应了对公文内容的阐述，也提高了语言表达的实际效果，有助于在实际工作中贯彻落实。一般说来，公文不强调形象性和感染力。多用消极修辞，但是，语言纠缠着思想，语言对思想的表达存在着矛盾，并非总能如愿地统一起来。写作的实践使我们体会到，抽象的事理不易说明白，花了很大力气去阐述，却出力不讨好，不如一个形象的比喻更让人理解。或者一个事理用了很多的文字才表达清楚，而一个比喻却简洁明了。因此，公文写作时也常常运用积极修辞。不过这种运用是有所选择和限制的。
　　所谓选择，就是只使用那些适应公文内容表达和有助实用效果的修辞。例如比喻、排比、层递等。而夸张、比拟、衬托、双关、拈连、仿词等更富浪漫、含蓄的风格欣赏技巧的辞格辞趣，公文则一般不采用或极少采用，因为这些修辞的运用，容易发生歧义和曲解。
　　所谓驶制，就是公文对积极修辞的使用应谨慎，没有十分必要不轻易使用，而且也避免多处、连续使用。例如，“我们怀着无比激动，无比崇敬，无比兴奋，无比自豪的心情，在这里举行空前隆重，空前热烈、空前盛大，空前美好的大会，欢迎从浴血奋战的前线凯旋的最亲密、最可爱、最知心、最真挚的战友……”。在上面一段话里，连续用了三个排比句式，完全是一种做作和卖弄，也实在没有这个必要。不仅有碍于公文内容的表达，而还会产生消极效果。公文撰写中没有选择，不加限制地使用积极修辞手段，必然有背于“适应题旨和情境”的原则。