会计初学者入门规范实操经典讲解（9）

6．采用电子计算机替代手工记账的单位，应当具备哪些基本条件？
　　（1）使用的会计核算软件达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。
　　（2）配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端，并配有熟练的专职或者兼职操作人员。
　　（3）用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行三个月以上，取得相一致的结果。
　　（4）有严格的操作管理制度。主要内容包括：
　　?操作人员的工作职责和工作权限；?预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输人计算机的措施；?预防已输人计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经核对而登记机内账簿的措施；?必要的上机操作记录制度。
　　（5）有严格的硬件、软件管理制度。主要内容包括：
　　?保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施；?会计数据和会计核算软件安全保密的措施；?修改会计核算软件的审批和监督制度。
　　（6）有严格的会计档案管理制度。
　　7．实现会计电算化对试运行有哪些规定？
　　试运行是指会计软件使用的最初阶段人工与计算机同时进行会计处理的过程。会计软件在正式运行前，必须经过试运行。其主要目的如下：
　　（1）检验核算结果的正确性，试运行阶段手工处理和计算机处理同时进行，以检验手工运算结果与计算机运算结果的一致性。
　　（2）检验核算方法的正确性，试运行阶段通过查询、打印、会计报表等来检查会计核算方法能否满足会计核算要求和管理的要求。
　　（3）检验人员分工的合理性。
　　（4）提高软件操作的熟练性。
　　（5）逐步建立比较完善的电算化内部管理制度。
　　试运行的时间，可以在年初、年末、季初、季末等特殊会计期间，这样才能取得全面的人机比较数据。在试运行阶段，前期应以人工为主计算机为辅，后期逐渐以计算机处理为主。并行一个阶段后，应开始建立各项管理制度，并根据实际运行中出现的问题，不断改进完善。试运行的时间一般为3－6个月，最好能跨越一个会计年度。
　　8．实现会计电算化的单位对会计软件的操作权限有何要求？
　　在会计软件中，为保证系统的安全性，防止非法操作，明确职责范围，根据会计电算化后岗位的划分，对所有操作员分配一定的权限。
　　操作权限的设置通过软件提供的“操作权限设置”功能实现。通过操作权限设置，一方面可以防止无关人员进行操作；另一方面可以防止操作员越权操作。
　　操作权限应根据岗位分工进行设置，并遵循会计内部牵制制度。操作员工应使用真实姓名，严禁设置不存在的操作员。设置完毕后，应将系统默认操作员删除或取消其所有的权限，防止使用默认的操作员进行实际业务操作。
　　9．实现会计电算化的单位在使用会计软件时操作日志有哪些规定？
　　操作日志有手工操作日志和机内操作日志两种形式。手工操作日志是由操作员使用软件时手工登记的，而机内操作日志在会计软件运行时由计算机自动登记。
　　会计软件的操作日志是系统对软件操作情况以及运行情况的自动记录。其主要内容包括：操作员姓名、使用功能、进人日期、时间、退出日期、时间，以及系统运行状况等。
　　操作日志是进行系统管理、维护的主要依据，也是对会计业务处理情况进行监督的重要手段，同时为审计提供线索。因而应认真登记，严格管理。会计期间结束后，机内操作日志应打印输出，同手工操作日志一起随其他会计档案装订、保存、打印前不能删除。
　　10．实现会计电算化后，舍计档案的管理有哪些要来？
　　会计电算化会计档案主要包括三个方面的内容：
　　（1）由计算机打印输出的各种书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表，以及其他会计资料。这些打印输出的会计凭证、会计账簿、会计报表，以及其他会计资料应当符合国家统一的会计制度的规定，根据有关规定立卷归档保管，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。
　　（2）以磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储的会计数据（会计凭证、会计账簿、会计报表等数据），在未打印成书面形式之前，应当妥善保管并留有副本。这些介质都应当视同会计资料或档案保管。
　　（3）会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，也应当视同会计档案保管。
　　会计电算化会计档案除必须执行一般的档案管理制度外，还应当强调各种电算化会计档案的安全与保密。单位一般应建立以下安全和保密措施：
　　?对电算化会计档案管理要做到防磁、防火、防潮、防尘等工作。重要会计档案应准备双份，存放在两个以上不同的地点。
　　?采用磁性介质存储的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。
　　?严格执行安全和保密制度，不得随意堆放会计档案，严防毁损、散失和泄密。
　　?各种会计资料包括打印出来的会计资料，以及存储会计资料的软盘、光盘、微缩胶片等，未经单位负责人同意，不得外借和拿出单位。
　　?借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁性介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。