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十、会计档案管理
(一)会计档案的范围和种类
1.会计档案，指会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计资料等会计核算的专业材料。注意：财务预算、计划、制度等文件材料属文书档案，而非会计档案。
(1)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证;
(2)会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片账、辅助账簿，其他会计账簿;
(3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告;
(4)其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
(二)会计档案的归档和移交
1.各单位每年形成的会计档案，都应由会计部门按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
2.当年形成的会计档案，在会计年度终了，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册，移交本单位的档案部门保管;未设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。
3.移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。
【例题 单选题】各单位每年形成的会计档案，都应由( )负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
A.会计机构
B.档案部门
C.人事部门
D.指定专人
[答案]A
4.会计档案应当积极为本单位提供和利用。会计档案原件不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。
【例1-3-11】 审计人员在对某公司的会计报表进行审计时，为核实一项长期挂账的应付账款，需要查阅以前年度的会计资料，但该公司以会计资料已经归档、由专人保管为借口拒绝审计人员查阅。问该公司的理由是否充分?[解析]会计档案的本质就是保存备查的反映经济业务活动的重要史料和证据，是供将来必要时查阅的，因此，该公司以会计资料已经归档为借口拒绝审计人员查阅是不应该的。审计人中在审计过程中有权对被审计单位的会计资料进行审计，有权查阅会计档案，但是借阅会计档案时，应办理相应的借阅手续。
(三)会计档案的保管期限
会计档案保管期限分为永久和定期两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年和25年五类，保管期限从会计年度终了后第一天算起。
(四)会计档案的销毁
1.编造会计档案销毁清册
会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。
2.单位负责人签署意见――单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
3.专人负责监销
销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销;国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销;财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员监销。
监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
(一)会计档案的范围和种类
1.会计档案，指会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计资料等会计核算的专业材料。注意：财务预算、计划、制度等文件材料属文书档案，而非会计档案。
(1)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证;
(2)会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片账、辅助账簿，其他会计账簿;
(3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告;
(4)其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
(二)会计档案的归档和移交
1.各单位每年形成的会计档案，都应由会计部门按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
2.当年形成的会计档案，在会计年度终了，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册，移交本单位的档案部门保管;未设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。
3.移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。
【例题 单选题】各单位每年形成的会计档案，都应由( )负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
A.会计机构
B.档案部门
C.人事部门
D.指定专人
[答案]A
4.会计档案应当积极为本单位提供和利用。会计档案原件不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。
【例1-3-11】 审计人员在对某公司的会计报表进行审计时，为核实一项长期挂账的应付账款，需要查阅以前年度的会计资料，但该公司以会计资料已经归档、由专人保管为借口拒绝审计人员查阅。问该公司的理由是否充分?[解析]会计档案的本质就是保存备查的反映经济业务活动的重要史料和证据，是供将来必要时查阅的，因此，该公司以会计资料已经归档为借口拒绝审计人员查阅是不应该的。审计人中在审计过程中有权对被审计单位的会计资料进行审计，有权查阅会计档案，但是借阅会计档案时，应办理相应的借阅手续。
(三)会计档案的保管期限
会计档案保管期限分为永久和定期两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年和25年五类，保管期限从会计年度终了后第一天算起。
(四)会计档案的销毁
1.编造会计档案销毁清册
会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。
2.单位负责人签署意见――单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
3.专人负责监销
销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销;国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销;财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员监销。
监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
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